المجــــلس الدولـــــى للأرشيـــــــــف
International Council on Archives

وظيفة رئيسية

تنظيم المحفوظات وإتاحتها بإدارة القيد والمحفوظات، كلية الآداب، جامعة القاهرة.

- حفظ الوثائق بإدارة القيد والمحفوظات، كلية الآداب، جامعة القاهرة.
- حفظ الوثائق بأرشيف كلية الآداب، جامعة القاهرة.
- المحفوظات بأرشيف كلية الآداب، جامعة القاهرة.

ت م/ 1/ 00/ 05/ 04

منذ نشأة الجامعة عام 1908 حتى الآن.

حفظ ملفات الموضوعات التي تتمثل في مجالس الكلية واللجان المنبثقة عنها والعلاقات الثقافية وشئون العاملين والحسابات وجميع المراسلات الواردة والصادرة والمذكرات الداخلية الخاصة بكلية الآداب جامعة القاهرة وغيرها من الموضوعات، بالإضافة إلى حفظ ملفات الأسماء، وتتمثل في ملفات أعضاء هيئة التدريس ومعاونيهم والعاملين بالكلية، وإضافة ما يستجد من وثائق على تلك الملفات بصفة مستمرة. حيث يوقع الموظف المختص على الوثيقة المراد حفظها بكلمة "يحفظ" أو أي عبارة تدل على أنه أتم فيها الإجراءات اللازمة، ويحدد الملف المراد الحفظ فيه ورقمه، وعمل الفهارس اللازمة لهذه الملفات؛ حتى يمكن الرجوع إليها بسهولة، مع حصر كل الملفات النشطة، والملفات غير النشطة، ومراقبة حركة تداولها بحيث يمكن معرفة مكان أي ملف عند إعارته خارج الإدارة، وصيانة الملفات مما قد تتعرض له من عوامل الجو أو سوء الحفظ، والإشراف على مخزن الحفظ الذي تخزن فيه الملفات والسجلات التي انتهى العمل منها، والقيام بعمليات الفرز والاستبعاد الدورية طبقا لما نصت عليه لائحة الحفظ الخاصة بإدارة محفوظات جامعة القاهرة.

لم يعرف الاهتمام بالوثائق وحفظها بشكل علمي إلا في منتصف القرن العشرين، وتحديدا بعد انتهاء الحرب العالمية الثانية (1939- 1940)، وذلك نتيجة تراكم الوثائق بمكاتب الإدارات الحكومية، بحيث أصبح من الضروري إعادة النظر في الأنظمة التي كانت متبعة ومحاولة تطويرها لتلائم ما أضيف من أعباء على الأجهزة الحكومية، وما يتطلبه ذلك من وجود خدمات جديدة.
بدأت حركة إعادة تنظيم الجهاز الحكومي بشكل واضح منذ قيام ثورة يوليو 1952، وفي هذا المجال تمت محاولات كثيرة نتج عنها كثير من التشريعات المرتبطة بهذا المجال.
وتدخل وظيفة تنظيم المحفوظات وإتاحتها طبقا لقانون رقم 47 لسنة 1978 للعاملين المدنيين بالدولة ضمن المجموعة النوعية للوظائف المكتبية التي تشمل جميع الوظائف التي تكون واجباتها ومسئولياتها الإشراف أو القيام بأعمال مكتبية ذات طبيعة نمطية تؤدى وفقا لقواعد وتعليمات، ولا تتطلب تفسيرًا أو استخلاص مبادئ أو قواعد كالقيد بالدفاتر، وتبدأ وظائف هذه المجموعة بالدرجة الخامسة. ومن أمثلة مجالات أعمال هذه الوظائف:
- القيد في السجلات والدفاتر بأنواعها في مختلف مجالات الخدمة.
- أعمال القيد للبريد الوارد والصادر وفهرسته وحفظه.
- أعمال الفرز.
- أعمال السكرتارية.
- توزيع الكتب الدورية والقرارات والأوامر الإدارية.
- استلام وحفظ العهد والصرف منها ومتابعة محاضر الجلسات.
وقد بدأت وظيفة تنظيم المحفوظات وإتاحتها منذ نشأة الجامعة عام 1908، حيث يتولى الموظف بإدارة القيد والمحفوظات مهمة حفظ محفوظات كلية الآداب وتنظيمها وإتاحتها. ومن الجدير بالذكر أن تعريف المحفوظات وفقا للائحة محفوظات الحكومة، هو: السجلات والدفاتر والمستندات والأوراق والاستمارات بأنواعها وأرقامها المختلفة المستعملة في مجال عمل وحدات الجهاز الإداري للدولة ووحدات الإدارة المحلية والهيئات العامة وغيرها من الأشخاص الاعتبارية وينتهي العمل فيها، ويقتضي الأمر حفظها بعد ذلك سنة فأكثر تبعا لحاجة العمل الحكومي، ويجوز للوحدات والهيئات والأشخاص المشار إليها وضع لوائح حفظ خاصة بها بما لا يخالف نصوص هذه اللائحة أو مدد الحفظ المحددة بجداول الحفظ. وبالفعل وضعت جامعة القاهرة لائحة حفظ تتناسب مع لائحة محفوظات الحكومة. وتهدف هذه اللائحة إلى ضمان بقاء أنواع المحفوظات المختلفة وما قد يستجد عليها وترتيبها وصيانتها وتنظيم تداولها والعمل فيها طيلة المدد المقررة لحفظها بجامعة القاهرة وكلياتها المختلفة بما يكفل سرعة الاهتداء إلى ما تدعوه الحاجة للرجوع إليه منها وإعادته إلى أماكن حفظه في سهولة ويسر وكيفية التصرف فيما لا تدعو الحاجة إلى الاحتفاظ به إطلاقا من الدفاتر والأوراق أو تنتهي الآجال المحددة لحفظه طبقا لجداول الحفظ. وتقع إدارة القيد والمحفوظات بكلية الآداب جامعة القاهرة ببدروم الكلية، وظلت الملفات محفوظة بطرقة سيئة للغاية، وظلت هكذا حتى عام 2012، ومع بداية مشروع وحدة الذاكرة الإلكترونية لكلية الآداب جامعة القاهرة تم استخراج تلك الملفات وإعادة ترتيبها وحفظها بملفات كرتونية، ولكنها ظلت بالبدروم، ومن المعروف أن إدارة القيد والمحفوظات كان مقرها في البداية بالمبني الرئيسي لكلية الآداب، وتحديدا بالمكان المخصص حاليا لإداراتي شئون العاملين والدراسات العليا، ثم تم نقلها ببدروم المبني الجديد للكلية، وهذا الوضع لا يتناسب نهائيا مع أهمية هذه الإدارة باعتبارها حافظة لتاريخ الكلية، كما أنها تعد حلقة الوصل بين جميع إدارات الكلية؛ ولذلك فهي بحاجة إلى تطوير جوهري من حيث نظام العمل، ووضعها ضمن الهيكل الإداري للكلية، بالإضافة إلى تغيير مقرها الحالي.
وتنقسم المحفوظات إلى نوعين:
- المحفوظات المستديمة: هي السجلات والدفاتر والمستندات والأوراق التي تتضمن مبادئ أو حقوق أو التزامات أو اتفاقات متعلقة بملكية الجامعة والأفراد، وتكون ذات أهمية تاريخية، وهذه لا يستغنى عنها أبدا. وهذا النموذج في إدارة القيد والمحفوظات يتمثل في ملفات أعضاء هيئة التدريس والهيئة المعاونة والعاملين بالكلية، ولا توجد معايير تعتمد عليها الإدارة في حفظ الملفات حفظا نهائيا، حيث يتم الحفظ بناءً على وجهة نظر الموظف.
- المحفوظات المؤقتة: هي السجلات والدفاتر والمستندات والأوراق التي قد تدعو الحاجة للرجوع إليها خلال مدد معينة، وتحفظ لتلك المدد ثم يتم الاستغناء عنها وفق الخطوات المحددة لذلك بمعرفة اللجنة الدائمة للمحفوظات بالجامعة وكذا اللجنة التنفيذية، ثم تعرض على دار الوثائق القومية لتقرير هذا الاستغناء من عدمه. ولكن الإدارة في حالة الاستغناء عن مجموعة من الملفات لا ترجع إلى دار الوثائق كما نص القانون قبل إتمام عملية الاستبعاد، بل تقوم بالاتصال بمصانع الأوراق لبيع الأوراق لها. ومن أمثلة تلك المحفوظات كشوف الخزنة، وقيد الدراسات العليا، واستدعاء الطلاب، ووثائق تنظيم مؤتمرات الكلية، حيث يتم استبعادها كل خمس سنوات.
وقد قامت جامعة القاهرة بتشكيل لجنة دائمة للمحفوظات وفقا لقرار رقم 2539 بتاريخ 30/12/2004 الذي نص على تشكيل اللجنة الدائمة للمحفوظات بجامعة القاهرة واللجنة التنفيذية المنبثقة منها.
وتتكون اللجنة الدائمة للمحفوظات بالجامعة من عدة أعضاء، هم:
أمين الجامعة، وأمين الجامعة المساعد للشئون الإدارية، ومدير عام الشئون الإدارية، ومدير عام التوجيه المالي والإداري، ومدير عام العقود والتظلمات، ومدير عام المشتريات والمخازن، ومدير عام شئون العاملين، وممثل وزارة المالية، ومندوبان من دار الوثائق القومية، وأمين غرف الحفظ.
أما بالنسبة للجنة التنفيذية فتتكون من:
أمين الجامعة، وأمين الجامعة المساعد للشئون الإدارية، ومدير عام الشئون الإدارية، ومدير إدارة السكرتارية والمحفوظات، ومندوب دار الوثائق القومية، وأمين غرف الحفظ الرئيسية، وثلاثة موظفين من إدارة السكرتارية والمحفوظات.
وقد أصدرت لائحة محفوظات جامعة القاهرة عام 2007، ونصت على عدة أمور، منها:
- يجب ألا يتجاوز الملف مائتي ورقة، ولكن في إدارة القيد والمحفوظات هناك بعض الملفات قد تتجاوز ذلك ولا يتم فتح جزء ثان لها.
- تجدد أغلفة الملفات التالفة أولا بأول مع ملاحظة كتابة عنوان الملف ورقمه بالمداد الأسود بخط واضح مع حفظ الغلاف القديم، وهذا الأمر طبق مؤخرا مع بداية عمل وحدة الذاكرة الإلكترونية.
- مراجعة الملف قبل إعارته وبعدها، وتكتفي إدارة القيد والمحفوظات بإمضاء الموظف المستعير على استلامه الملف، ولا يشترط مدة معينة للاستعارة على الرغم من تحديدها في اللائحة بثلاثة أيام.
- مراعاة حسن تنظيم المحفوظات بالغرفة، فتكون الدفاتر مرتبة ومرقمة بأرقام مسلسلة، فيكون لكل نوع رقم مستقل يبدأ من رقم 1، والعمل على مداومة العناية بنظافة المحفوظات وصيانتها.
- فرز المحفوظات بالغرفة في أول شهر سبتمبر من كل عام لاستخراج الدفاتر والملفات التي انقضت المدد المقررة لحفظها بالغرفة بمعرفة مدير إدارة القيد والمحفوظات وأمين غرف الحفظ وكاتب الغرفة، وإعداد قوائم بالمحفوظات التي يراد الاستغناء عنها لانقضاء مدة الحفظ القانونية بناء على لوائح الحفظ، ثم ترفع للجنة الدائمة للمحفوظات بالجامعة لعرضها في الاجتماع وتكليف اللجنة التنفيذية مع مندوب دار الوثائق القومية بالاطلاع عليها ومراجعة القوائم ثم رفعها لدار الوثائق القومية لتقرير ما سيتم بشأنها من حيث تقرير الاستغناء لخلو هذه المحفوظات من القيمة الإدارية والوثائقية أو لتقرير ضمها لدار الوثائق القومية وذلك لوجود قيمة وثائقية بها. وبعد ورود موافقة دار الوثائق بالاستغناء عن محتوى القوائم المرسلة أو بعضها تتخذ الإجراءات المتبعة بالجامعة في التصرف فيها بالبيع أو بالإعدام. وهذه القاعدة لا تطبق نهائيا في الإدارة، فالوثائق التي انتهت مدة حفظها يتم استبعادها وبيع الورق لمصانع الورق دون الرجوع لدار الوثائق.
- سنة الحفظ هي سنة ميلادية تبدأ من أول يناير وتنتهي في أخر ديسمبر، وتحسب مدة الحفظ لجميع أنواع المحفوظات من أول يناير التالي لتاريخ انتهاء العمل فيها.
- أمين غرف الحفظ مسئول عن المحفوظات بوحدة الحفظ، ويجب عليه أن يخصص سجلا يدون فيه ما يرد من محفوظات، ويحدد لكل نوع مجموعة من الصفحات، ويقيد أمام كل نوع ما يرد إلى الإدارة ومدد الحفظ أمام كل نوع وما يستغنى عنه أو يرسل لدار المحفوظات العمومية.

- قانون رقم 356 لسنة 1954 بشأن إنشاء دار الوثائق القومية.
- قانون رقم 121 لسنة 1975 الصادر في 13/ 9/ 1975 بشأن المحافظة على الوثائق الرسمية للدولة وتنظيم أسلوب نشرها، ونشر بالجريدة الرسمية في 25/ 9/ 1975.
- قرار رئيس الجمهورية رقم 472 لسنة 1979 الصادر في 17/ 11/ 1979 بشأن المحافظة على الوثائق الرسمية للدولة.
- القانون رقم 22 لسنة 1983 بتعديل بعض أحكام القانون رقم 121 لسنة 1975 بشأن المحافظة على الوثائق الرسمية للدولة وأسلوب نشرها، ونشر بالجريدة الرسمية في 7/ 5/ 1983.
- لائحة محفوظات جامعة القاهرة الصادرة من اللجنة الدائمة للمحفوظات جامعة القاهرة، 2007.
- لائحة محفوظات الحكومة رقم 270، الصادرة عن وزير المالية لسنة 2009.
- القانون رقم 37 لسنة 1978 بنظام العاملين المدنيين بالدولة طبقا لأحدث التعديلات عام 2011.
- قانون تنظيم الجامعات رقم 49، لسنة 1972، ولائحته التنفيذية وفقا لأخر التعديلات عام 2012.

000005

أماني محمد عبد العزيز.

- المعيار الدولي لوصف الوظائف (ISDF). ط1. المجلس الدولي للأرشيف، 2008.
- المنظمة الدولية للتوحيد القياسي ISO 8601- البيانات والصيغ الخاصة بعمليات التبادل- تبادل المعلومات- تمثيل التواريخ والفترات الزمنية. جنيف، 2004.

أولي

متوسط

تاريخ الإنشاء: 08- 04- 2013 (أيزو 8601).

اللغة العربية

- أ/ سامية أبو الحمد عمر. مدير إدارة القيد والمحفوظات.

- الإدارة العامة للشئون القانونية (2011). القانون رقم 37 لسنة 1978 الخاص بنظام العاملين المدنيين بالدولة طبقا لأحدث التعديلات متضمنا مذكرته الإيضاحية ولائحته التنفيذية والقوانين والقرارات والكتب الدورية المكملة له والصادرة بشأنه. ط32. القاهرة: وزارة الصناعة والتجارة الخارجية.

- الإدارة العامة للشئون القانونية (2012). قرار وزير المالية رقم 270 لسنة 2009، بإصدار لائحة محفوظات الحكومة: قرارات وزيري الداخلية والعدل بتعديل لائحتي محفوظات الداخلية والعدل. القاهرة: وزارة الصناعة والتجارة الخارجية.

- السيد، محمد إبراهيم (1987). مقدمة في تاريخ الأرشيف ووحداته. القاهرة: دار الثقافة للنشر والتوزيع.

- اللجنة الدائمة للمحفوظات بجامعة القاهرة (2007). لائحة محفوظات جامعة القاهرة. مطبعة جامعة القاهرة.

- جاد الله، محمد حسن (2011). إدارة الوثائق الجارية في الهيئات والمؤسسات والمنظمات. ط2. القاهرة: دار الثقافة العلمية.

- جامعة القاهرة & الإدارة العامة للتنظيم والإدارة. توصيف مهام إدارة الشئون الإدارية بكلية الآداب، جامعة القاهرة.

- جامعة القاهرة & الإدارة العامة للتنظيم والإدارة. التوصيف الوظيفي لمدير إدارة السكرتارية والمحفوظات بكلية الآداب، جامعة القاهرة.

- جامعة القاهرة & الإدارة العامة للتنظيم والإدارة. التوصيف الوظيفي لمدير إدارة الشئون الإدارية بكلية الآداب، جامعة القاهرة.

- جامعة القاهرة & الإدارة العامة للتنظيم والإدارة. الهيكل التنظيمي لكلية الآداب، جامعة القاهرة.

- حجازي، فؤاد السعيد (1966). الوثائق تنظيمها وحفظها وإدارتها. القاهرة: مكتبة الأنجلو المصرية.

- حمودة، محمود عباس& عودة، أبو الفتوح حامد. الأرشيف ودوره في مجال المعلومات الإدارية. مكتبة نهضة الشرق.

- عودة، أبو الفتوح حامد (1987). دليل تنظيم المحفوظات والسكرتارية والأعمال المكتبية. القاهرة: مكتبة الأنجلو المصرية.

- عودة، أبو الفتوح حامد (2006). تشريعات الوثائق في مصر دراسة نقدية. العربية 3000. (3). تاريخ الاطلاع 08- 04- 2013، متاح على الرابط الآتي: www.alarabiclub.org/index.php?p_id=213&id=327

- قانون تنظيم الجامعات رقم 49، لسنة 1972، ولائحته التنفيذية وفقا لآخر التعديلات (2012). القاهرة: دار العربي.

الوصف أعده: أماني محمد عبد العزيز.