المجــــلس الدولـــــى للأرشيـــــــــف
International Council on Archives

وظيفة رئيسية

التقويم الأرشيفي، بدار الوثائق القومية.

Appraisal

- جمع الوثائق بدار الوثائق القومية.
- جمع وفزر الوثائق، بدار الوثائق القومية.

ت أ/ 1/ 14/ 02/ 04

بصدور القانون الخاص بإنشاء دار الوثائق التاريخية القومية رقم 356 لسنة 1954، تم تقنين عملية جمع الوثائق التاريخية وتنظيمها وحفظها وإتاحتها بجمهورية مصر العربية، حيث نص القانون في مادته الثانية على أن تقوم الدار بجمع الوثائق وحفظها، وتيسير دراستها، والعمل على نشرها.

التقويم الأرشيفي وظيفة أساسية للأرشيف لتحديد الوثائق والسجلات التي تستحق الحفظ الدائم بناءً على قيمتها التاريخية أو البحثية الدائمة، وتشمل هذه الوظيفة عملية الفرز لتحديد قيمة الوثائق، فالغرض من وظيفة التقويم الأرشيفي هو تحديد مصير الوثائق بالجهات الحكومية أو لدى الأفراد سواء باستبعادها أو حفظها حفظا دائمًا وفقا لقيمتها الإدارية والتاريخية وغيرها، ويطلق على هذه الوظيفة بدار الوثائق القومية وظيفة الجمع.
وفيما يأتي الإجراءات المتبعة بدار الوثائق القومية لتقويم الوثائق وترحيلها من الجهات الحكومية إلى الدار:
- تقوم الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق بإرسال خطابات سنوية إلى الجهات الحكومية، تطلب منها ضم وثائقها التي انتهت مدة حفظها، وأحيانا تتولى الجهة إرسال خطاب للدار توضح فيه رغبتها في الاستغناء عن وثائقها التي انتهت مدد حفظها، ومن أمثلة تلك الجهات التي حرصت على إيداع وثائقها بالدار دار الإفتاء المصرية، لكن من الجدير بالذكر أن الدار لا تمتلك حصر جميع الجهات الحكومية المصرية؛ لذلك يقتصر إرسال الخطابات على الجهات التي تحول وثائقها للدار بشكل مستمر.
- وفي حالة عدم استجابة الجهة للطلب يعاد إرسال الطلب مرة أخرى، لكن عند موافقة الجهة على الطلب المقدم من الدار بخصوص ضم وثائقها، تقوم الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق بإرسال مندوب إلى الجهة لفرز الوثائق وإعداد قائمة بالوثائق التي ترغب الجهة في الاستغناء عنها، ويطلق عليها قائمة المستغنى عنه (قائمة الاستهلاك)، لكن من الجدير بالذكر أن الجهة هي التي تتولى إعداد تلك القائمة وليس مندوب دار الوثائق. ويتم فرز الوثائق التي انتهت مدد حفظها وحان وقت ترحيلها طبقا للائحة المحفوظات الخاصة بالجهة، ومن المفترض أن يتولى مهمة الفرز مندوب دار الوثائق مع لجنة المحفوظات الدائمة بالجهة، التي نص قانون إنشاء دار الوثائق القومية رقم 356 لسنة 1954 في مادته العاشرة على تشكيلها في كل وزارة لتكون حلقة الاتصال بين الوزارة والدار، ولكن غالبًا هذه المادة غير مفعلة.
- يتم عرض قائمة المستغنى عنه (قائمة الاستهلاك) على اللجنة العلمية لدار الوثائق؛ وذلك لتحديد الوثائق التي ستضم للدار والوثائق التي سيتم استبعادها، وكل ذلك بناءً على عناوين تلك الوثائق بالقائمة، ثم تقوم اللجنة بإعداد تقرير يتضمن النتائج التي توصلت إليها.
- إرسال قرار اللجنة الذي يتضمن الوثائق المراد ضمها للدار والوثائق المقرر استبعادها إلى الجهة.
- في حالة موافقة الجهة تقوم بعمل محضر استلام وإعداد قوائم الاستلام، ثم تتولى الدار نقل الوثائق على نفقتها الخاصة، ويتم عمل نسختين من قوائم الاستلام بالإضافة إلى الأصل الذي تأخذه الدار أحيانا وأحيانا أخرى تأخذ نسخة بشرط أن تكون واضحة، ونسخة تأخذها الجهة الأصلية المحولة منها الوثائق، والنسخة الأخرى تأخذها الجهة الأعلى التي تتبعها الجهة المحولة منها الوثائق؛ لتكون دليلا على تسليم الوثائق إلى الدار، واستخدامها مستندًا عند حدوث نزاع، وتختلف إجراءات التسليم من جهة لأخرى، ومن ثم لا يوجد نموذج محدد لقوائم الاستلام ومحاضر التسليم.
ومما سبق يمكن تعريف وظيفة التقويم الأرشيفي بأنها القيام بعمليات تقويم الوثائق وفرزها وإتمام عمليات الترحيل القانوني والمادي لها.

إن تجميع الوثائق ونشرها وتمكين الدارسين وطلاب العلم من الاستفادة بها فكرة حديثة العهد بمصر. ومن أول الأعمال التي نشرت نماذج من المكاتبات التركية كتاب (إنشاءات خيرت أفندي أو رياض الكتبا وحياض الأدبا) المطبوع في بولاق في صفر 1241هـ/ سبتمبر 1825م، في محاولة لنشر نماذج من المكاتبات التركية التي تتصل بعهد محمد علي، وهو يحوي كما ذكر في المقدمة الخطابات التي كتبها خيرت أفندي سكرتير الديوان الخديوي الذي دخل خدمة محمد علي عام 1233هـ/ 1818م، ويحوي كذلك خطابات صادرة من شخصيات أخرى كان خيرت أفندي في خدمتها.
وفي البداية لم يفكر أولو الأمر في تيسير الإطلاع على الوثائق، ولم توضع الخطط لنشرها نشرًا علميا دقيقا، بل اقتصروا في أول الأمر على ترجمة بعض الوثائق التركية إلى اللغة العربية أو الفرنسية، وفي عام 1925 أمر الملك فؤاد الأول بتشكيل لجنة بهدف حصر الوثائق وتصنيفها وترجمتها، وقامت لجنة خاصة بترجمة الوثائق أولا إلى اللغة العربية ثم من العربية إلى الفرنسية، ثم استدعى الملك فؤاد المستشرق الفرنسي دينيه (Dény) عام 1926 وكلفه بمهمة فحص الوثائق التركية بقصر عابدين وتنظيمها تمهيدا لوضعها بين يدي الباحثين والمؤرخين، وقد قدم تقريره في 24 مارس 1926، وكان أهم ما نوه عنه ضرورة ضم الوثائق التركية جملة واحدة سواء في عابدين أو في دار المحفوظات بالقلعة، وغيرها من الجهات.
وقد اتجه الرأي بعد ذلك إلى ضم وثائق القلعة إلى وثائق عابدين لتكون واحدة، ولكن لم يكن الغرض تأسيس دار قومية للوثائق التاريخية، بل كان الغرض هو إتاحة كتابة تاريخ أسرة محمد على من واقع الوثائق. وفى عام 1932 أنشأ الملك فؤاد (قسم المحفوظات التاريخية) بقصر عابدين ـ بناء على توصية دينيه ـ وكان هذا القسم بمثابة الأرشيف القومي المصري الحديث الذي يعمل على فهرسة وتصنيف الوثائق.
وفي عام 1954 صدر قانون إنشاء دار الوثائق التاريخية القومية رقم 356، الذي حدد وظيفتها في جمع الوثائق وحفظها وإتاحتها للباحثين، كما نص في المادتين الثالثة والعاشرة على تكوين مجلس أعلى لدار الوثائق، وتشكيل اللجنة الدائمة للمحفوظات بالجهات الحكومية للإشراف على الوثائق الإدارية في الدولة، وذلك من خلال زيارات من موظفي الدار للجهات الحكومية أو انتداب موظفين للعمل بهذه الهيئات ليتولوا مهمة إدارة الوثائق وتحديد مدد حفظها وطرق تحويلها واستبعادها.
وتتولى إدارة الجمع التابعة للإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق بدار الوثائق القومية مهمة الإشراف على تنفيذ وظيفة التقويم الأرشيفي، فهي المسئولة عن تنمية المقتنيات الأرشيفية بدار الوثائق القومية سواء بالتحويل الإداري وفقا لقانون 356 لسنة 1954، أو بالطرق الثانوية كالإهداء مثل وثائق طه حسين التي أهديت للدار.
وتتلخص المهمة الرسمية لهذه الإدارة في جمع الوثائق من الوزارات والهيئات في جميع محافظات مصر من خلال فرز إدارات الوثائق الجارية، وانتقاء الوثائق التي لها قيمة تاريخية أو بحثية. وقد نص قانون 356 لسنة 1954 في مادته الرابعة على الأساس الذي يتم بناءً عليه جمع الوثائق، حيث حدد مجموعة من الأماكن، هي: وزارة الخارجية، ووزارة العدل، ودار المحفوظات العمومية، ومجلس الوزراء، وأقسام المحفوظات التاريخية بالقصر الجمهوري، ووزارة الأوقاف، والأزهر الشريف. لكن القانون قد أجاز لتلك الجهات أن تحتفظ بوثائقها في حالة سرية الوثائق وذلك وفقا للمادة السابعة، والجهة هي التي تحدد سرية الوثائق. وبالطبع هذه المادة قد أدت إلى أن الكثير من الجهات الحكومية قد تمسكت بوثائقها بحجة عدم سريان القانون عليها، فضلا على أن الجهات المذكورة بالقانون أحيانا تتمسك بوثائقها بحجة أنها سرية.
وقانون إنشاء دار الوثائق القومية، لم يحدد إجراءات مقننة لتنفيذ تلك الوظيفة، حيث يقتصر دور الدار على الإشراف على عملية الاستغناء عن الوثائق التي انتهت مدد حفظها في بعض الجهات الحكومية التي تمت مراسلات بينها وبين الدار، وذلك وفقا لما ورد في بطاقة التوصيف الوظيفي لمدير الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق، والتي قصرت دوره على الإشراف على جمع الأوراق والسجلات والمذكرات التي تعد مادة لتاريخنا القومي من جميع أنحاء الجمهورية وغيرها من المهام المرتبطة بتنظيم العمل داخل الإدارة، أما بالنسبة لإدارتي الجمع والفرز فقصرت مهامها وفقا لبطاقتي التوصيف الوظيفي لمديري الإدارتين على:
- تمثيل إدارة الجمع في جميع اللجان الدائمة للمحفوظات في جميع الأماكن على مستوى الدولة.
- ضم ما يراه من وثائق هامة تتصل بالتاريخ القومي.
- الإشراف على إجراءات نقل الوثائق الهامة إلى الدار بعد فرزها في جهاتها فرزا أوليا.
- الإشراف على تزويد غرف الحفظ بالجهات المختلفة وإرشادها بالنشرات الخاصة وحماية المحفوظات.
وتدخل وظيفة التقويم الأرشيفي طبقا لقانون رقم 47 لسنة 1978 للعاملين المدنيين بالدولة ضمن المجموعة النوعية للوظائف التخصصية التي تشمل جميع الوظائف التي تكون واجباتها ومسئولياتها القيام بأعمال تخصصية أو الإشراف أو المراجعة أو أكثر. وتبدأ هذه المجموعة من الدرجة الثالثة التي تتضمن جميع الوظائف التخصصية التي يقوم شاغلوها تحت الإشراف المباشر بإنجاز عمليات تخصصية تؤدى وفق قوانين ولوائح أو إجراءات لا تتطلب قدرا كبيرا من حرية التصرف وتخضع للمراجعة التفصيلية، كما تتضمن الوظائف المكتبية والفنية الأكثر تقدما، وتشمل هذه المجموعة ثلاثا وعشرين مجموعة فرعية، منها:
- المجموعة النوعية لوظائف الطب البشري.
- المجموعة النوعية لوظائف الإعلام.
- المجموعة النوعية لوظائف لخدمات الدينية
- المجموعة النوعية لوظائف المكتبات والوثائق: التي يندرج ضمنها وظيفة التقويم الأرشيفي، وتشمل هذه المجموعة جميع الوظائف التي تكون واجباتها ومسئولياتها القيام بأعمال تخصصية أو الأشراف أو المراجعة أو تقديم الخبرة في مجال أو أكثر من مجالات المكتبات والوثائق، ومن أمثلة وظائف هذه المجموعة:
- اختيار الكتب والدوريات والوثائق وتزويدها.
- تسجيل الكتب وفهرستها وتصنيفها وترتيبها وصيانتها.
- إعداد القوائم الببليوجرافية.

أهم القوانين المنظمة لعمل دار الوثائق القومية:
- قرار رقم 356 لسنة 1954 الصادر في 24/ 6/ 1954 الخاص بإنشاء دار الوثائق القومية، والذي حدد وظيفتها في جمع الوثائق وحفظها وإتاحتها للباحثين، ولائحته الصادرة بالقرار رقم 84 بتاريخ 24/ 6/ 1954.
- القرار الوزاري رقم 37 لسنة 1959 الصادر بتاريخ 27/ 1/ 1959 الخاص بتشكيل المجلس الأعلى للدار.
- القرار الوزاري رقم 238 الصادر بتاريخ 24/ 8/ 1960 الخاص بإعادة تشكيل المجلس الأعلى للدار.
- القرار الوزاري رقم 84 لسنة 1964 الخاص باللائحة الداخلية بتنظيم سير العمل بدار الوثائق الصادر في 5/ 2/ 1964.
- القرار الجمهوري رقم 450 لسنة 1966 الصادر بتاريخ 5/ 2/ 1966 بشأن تنظيم دار الكتب والوثائق القومية.
- القرار الجمهوري رقم 2826 لسنة 1971 بإنشاء الهيئة المصرية العامة للكتاب، وتضم بين إداراتها دار الكتب والوثائق القومية.
- القانون رقم 121 لسنة 1975 الصادر بتاريخ 13/ 9/ 1975 بشأن المحافظة على الوثائق الرسمية وتنظيم أسلوب نشرها.
- قرار رئيس الجمهورية رقم 472 لسنة 1979 الصادر بتاريخ 17/ 11/ 1979 بشأن نظام المحافظة على الوثائق الرسمية للدولة وأسلوب نشرها واستعمالها.
- القانون رقم 22 لسنة 1983 بتعديل بعض أحكام القانون رقم 121 لسنة 1975 بشأن المحافظة على الوثائق الرسمية وتنظيم أسلوب نشرها، ونشر بالجريدة الرسمية في 7/ 5/ 1983.
- القرار الجمهوري رقم 176 لسنة 1993بإنشاء الهيئة العامة لدار الكتب والوثائق القومية وفصلها عن الهيئة المصرية العامة للكتاب، ونشر بالجريدة الرسمية في 13/ 5/ 1993.
- لائحة محفوظات الحكومة رقم 270، الصادرة عن وزير المالية لسنة 2009.
- القانون رقم 37لسنة 1978 الخاص بنظام العاملين المدنيين بالدولة طبقا لأحدث التعديلات عام 2011.

000003

أماني محمد عبد العزيز.

- المعيار الدولي لوصف الوظائف (ISDF). ط1. المجلس الدولي للأرشيف، 2008.
- المنظمة الدولية للتوحيد القياسي ISO 8601- البيانات والصيغ الخاصة بعمليات التبادل- تبادل المعلومات- تمثيل التواريخ والفترات الزمنية. جنيف، 2004.

أولي

متوسط

تاريخ الإنشاء: 05- 05- 2013 (أيزو 8601).

اللغة العربية

- د/ عبد الواحد النبوي، مدير عام دار الوثائق القومية، ورئيس الإدارة المركزية لدار الوثائق بالهيئة العامة لدار الكتب والوثائق القومية.

- أ.د/ محمود عباس حمودة، أستاذ الوثائق بكلية الآداب، جامعة القاهرة، وعضو اللجنة العلمية بدار الوثائق القومية.

- أ/ عبد العزيز الأمين، مدير الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق.

- بعض العاملين بالدار.

- الإدارة العامة للشئون القانونية (2011). القانون رقم 37 لسنة 1978 بنظام العاملين المدنيين بالدولة طبقا لأحدث التعديلات متضمنا مذكراته الإيضاحية ولائحته التنفيذية والقوانين والقرارات والكتب الدورية المكملة له والصادرة بشأنه. ط32. القاهرة: وزارة الصناعة والتجارة الخارجية.

- الإدارة العامة للشئون القانونية (2012). قرار وزير المالية رقم 270 لسنة 2009 بإصدار لائحة محفوظات الحكومة: قرارات وزيري الداخلية والعدل بتعديل لائحتي محفوظات الداخلية والعدل. القاهرة: وزارة الصناعة والتجارة الخارجية.

- الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة. التوصيف الوظيفي لمدير إدارة الجمع بدار الوثائق القومية. القاهرة: الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة.

- الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة. التوصيف الوظيفي لمدير إدارة التسجيل بدار الوثائق القومية. القاهرة: الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة.

- الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة. التوصيف الوظيفي لمدير إدارة الفرز بدار الوثائق القومية. القاهرة: الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة.

- الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة. التوصيف الوظيفي لمدير الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق، بدار الوثائق القومية. القاهرة: الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة.

- الخولي، جمال (2012). إدارة الوثائق والمعلومات في الهيئات والمؤسسات. الإسكندرية: دار الثقافة العلمية.

- السيد، محمد إبراهيم (1987). مقدمة في تاريخ الأرشيف ووحداته. القاهرة: دار الثقافة للنشر والتوزيع.

- الشريف، أشرف محمد(2008). الأرشيف الوسيط: ودوره في تقييم واختيار الوثائق للحفظ التاريخي. الرياض: مكتبة الملك فهد الوطنية،.

- عمر، يحيى عبد العزيز (1999). تطور التشريع المصري في مجال الأرشيف (1805 - 1998). القاهرة: دار الكتب والوثائق القومية.

- محمد، دينا محمود عبد اللطيف (2012). إدارة الجودة الشاملة في المؤسسات الأرشيفية: دراسة تحليلية تطبيقية. (أطروحة ماجستير غير منشورة). جامعة الأزهر، فرع البنات، كلية الدراسات الإنسانية.

- ميلاد، سلوى علي (1986). الأرشيف ماهيته وإدارته. القاهرة: دار الثقافة للنشر والتوزيع.

- ميلاد، سلوى علي (2007). قاموس مصطلحات الوثائق والأرشيف والمعلومات (إنجليزي- فرنسي- عربي). ط2. القاهرة: الدار المصرية اللبنانية.

- ميلاد، سلوى علي (أبريل 1988). مشكلات الاطلاع على الوثائق في مصر. مجلة المكتبات والمعلومات العربية. (2)، 114- 131.

- الموقع الإلكتروني لدار الوثائق القومية، تاريخ الاطلاع 05- 05- 2013 ، متاح على الرابط الآتي: www.nationalarchives.gov.eg

الوصف أعده: أماني محمد عبد العزيز.