عرض بطاقة وصف الوظيفة >>

حــــــــقل التعـــــــريف بالوظيفة
النوع
نشاط
الاسم (الأسماء) الرسمي للوظيفة
ترحيل الوثائق، بدار الوثائق القومية.
الاسم (الأسماء) الآخر للوظيفة
تحويل الوثائق، بدار الوثائق القومية.
التصنيف
ت و/ 3/ 00/ 06/ 07


حــــــــقل مســـــار الوظيفة
التواريخ
بصدور القانون الخاص بإنشاء دار الوثائق التاريخية القومية رقم 356 لسنة 1954، تم تقنين عملية جمع الوثائق التاريخية وتنظيمها وحفظها وإتاحتها بجمهورية مصر العربية، حيث نص القانون في مادته الثانية على أن تقوم الدار بجمع الوثائق وحفظها، وتيسير دراستها، والعمل على نشرها.
الوصف
هي عملية التحويل المادي للوثائق للإيداع بدار الوثائق القومية. ويتولى عملية الترحيل مندوب من الدار، حيث يقوم بإتمام عملية نقل الوثائق من الجهة المنشئة إلى الدار، والتأكد من ترحيل المجموعة كاملة، وذلك وفقا لقوائم الاستلام التي تقوم بإعدادها الجهة المحول منها الوثائق. ويتم الترحيل المادي في صناديق وفي عربات نقل مكشوفة. وبعد وصول الوثائق للدار ودخولها غرفة الاستقبال تبدأ عملية الإضافة، وتظل الوثائق بالغرفة فترة طويلة حتى يتم تسجيلها بسجلات الإضافة.
تاريخ الوظيفة
إن تجميع الوثائق ونشرها، وتمكين الدارسين وطلاب العلم من الاستفادة بها فكرة حديثة العهد بمصر. ومن أول الأعمال التي نشرت نماذج من المكاتبات التركية كتاب (إنشاءات خيرت أفندي أو رياض الكتبا وحياض الأدبا) المطبوع في بولاق في صفر 1241هـ/ سبتمبر 1825م، في محاولة لنشر نماذج من المكاتبات التركية التي تتصل بعهد محمد علي، وهو يحوي كما ذكر في المقدمة الخطابات التي كتبها خيرت أفندي سكرتير الديوان الخديوي والذي دخل خدمة محمد علي عام 1233هـ/ 1818م، ويحوي كذلك خطابات صادرة من شخصيات أخرى كان خيرت أفندي في خدمتها.
وفي البداية لم يفكر أولو الأمر في تيسير الاطلاع على الوثائق، ولم توضع الخطط لنشرها نشرًا علميا دقيقا، بل اقتصروا في أول الأمر على ترجمة بعض الوثائق التركية إلى اللغة العربية أو الفرنسية، وفي عام 1925 أمر الملك فؤاد الأول بتشكيل لجنة بهدف حصر الوثائق وتصنيفها وترجمتها، وقامت لجنة خاصة بترجمة الوثائق أولا إلى اللغة العربية ثم من العربية إلى الفرنسية. وبعد ذلك استدعى الملك فؤاد المستشرق الفرنسي دينيه (Dény) عام 1926 وكلفه بمهمة فحص الوثائق التركية بقصر عابدين وتنظيمها تمهيدا لوضعها بين يدي الباحثين والمؤرخين، وقد قدم تقريره في 24 مارس 1926، وكان أهم ما نوه عنه ضرورة ضم الوثائق التركية جملة واحدة سواء في عابدين أو في دار المحفوظات بالقلعة، وغيرها من الجهات.
وقد اتجه الرأي بعد ذلك إلى ضم وثائق القلعة إلى وثائق عابدين لتكون واحدة، ولكن لم يكن الغرض تأسيس دار قومية للوثائق التاريخية، بل كان الغرض هو إتاحة كتابة تاريخ أسرة محمد على من واقع الوثائق. وفى عام 1932 أنشأ الملك فؤاد (قسم المحفوظات التاريخية) بقصر عابدين ـ بناء على توصية دينيه ـ وكان هذا القسم بمثابة الأرشيف القومي المصري الحديث، الذي يعمل على فهرسة الوثائق وتصنيفها.
وفي عام 1954 صدر قانون إنشاء دار الوثائق التاريخية القومية رقم 356، الذي حدد وظيفتها في جمع الوثائق وحفظها وإتاحتها للباحثين. كما نص في المادتين الثالثة والعاشرة على تكوين مجلس أعلى لدار الوثائق، وتشكيل اللجنة الدائمة للمحفوظات بالجهات الحكومية للإشراف على الوثائق الإدارية في الدولة، وذلك من خلال زيارات من موظفي الدار للجهات الحكومية أو انتداب موظفين للعمل بهذه الهيئات ليتولوا مهمة إدارة الوثائق وتحديد مدد حفظها، وطرق تحويلها واستبعادها، ولكن هذا الوضع لا يطبق فعليا بدار الوثائق القومية، فلا تمتلك الدار أي سلطة للإشراف على إدارات الوثائق الجارية بالجهات الحكومية المصرية، ومن ثم لا تملك ضم وثائق تلك الجهات دون موافقتها، حتى إن كثيرا من الجهات تستبعد وثائقها دون الرجوع للدار، وهذا بالفعل ما يحدث بكلية الآداب جامعة القاهرة، حيث تستبعد إدارة القيد والمحفوظات وثائق الكلية دون الرجوع للدار. وتتولى الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق بدار الوثائق القومية مهمة الإشراف على مسألة ترحيل الوثائق من الجهة إلى الدار.
ويقتصر دور الدار على الإشراف على عملية الاستغناء عن الوثائق التي انتهت مدد حفظها في بعض الجهات الحكومية التي تمت مراسلات بينها وبين الدار، وذلك وفقا لما ورد في بطاقة التوصيف الوظيفي لمدير الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق، والتي قصرت دوره على الإشراف على جمع الأوراق والسجلات والمذكرات من جميع أنحاء الجمهورية حيث تعد مادة لتاريخنا القومي، وغيرها من المهام المرتبطة بتنظيم العمل داخل الإدارة، أما بالنسبة لإدارتي الجمع والفرز فاقتصرت مهامها وفقا لبطاقتي التوصيف الوظيفي لمديري الإدارتين على:
- تمثيل إدارة الجمع في جميع اللجان الدائمة للمحفوظات في جميع الأماكن على مستوى الدولة.
- ضم ما يريانه من وثائق هامة تتصل بالتاريخ القومي.
- الإشراف على إجراءات نقل الوثائق الهامة إلى الدار بعد فرزها في جهاتها فرزا أوليا.
- الإشراف على تزويد غرف الحفظ بالجهات المختلفة بالنشرات الخاصة وحماية المحفوظات.
وأخيرًا يمكن قول إن الترحيل المادي للوثائق يتم فعليا بعد إتمام كافة الاتفاقيات بين دار الوثائق والجهة، تلك الاتفاقيات التي تحكم بشكل عام ترحيل الوثائق وقيام الدار بالعمليات الفنية اللازمة وإقرار الشروط التي سيتم وفقا لها إتاحة الوثائق للمستفيدين.


حــــــــقل العلاقــــــات

  العلاقـــــة رقم 1
الاسم الرسمي للوظيفة و/ أو المعرف القياسي للوظيفة ذات الصلة
إضافة الوثائق، بدار الوثائق القومية (تسجيل الوثائق).
الــــنوع  
وظيفة رئيسية
تصنيــــف العلاقـــــة
ارتباطية
وصــــف العلاقـــــة
الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق تتولى تنفيذ ترحيل الوثائق، ووظيفة الإضافة بدار الوثائق القومية. وتتمثل الإضافة في الترحيل القانوني للوثائق، فعند وصول الوثائق للدار يتم استقبالها في قاعة صغيرة، ويتم تعقيمها في تلك القاعة، ثم تتولى إدارة التسجيل فحص قوائم الاستلام ومضاهاة الوثائق بتلك القوائم للتأكد من وصول المجموعة كاملة، مع الإشارة إلى أن المراجعة تتم فقط على تلك القوائم والمجموعة بشكل سريع دون فحص كل وثيقة أو سجل على حدة، ثم يتم تسجيل بيانات المجموعة في سجل الإضافة.
تواريــــــخ العلاقـــــة
بدأت تلك العلاقة بشكل صريح منذ صدور القانون الخاص بإنشاء دار الوثائق القومية رقم 356 لسنة 1954.

  العلاقـــــة رقم 2
الاسم الرسمي للوظيفة و/ أو المعرف القياسي للوظيفة ذات الصلة
التقويم الأرشيفي، بدار الوثائق القومية (جمع وفزر الوثائق).
الــــنوع  
وظيفة رئيسية
تصنيــــف العلاقـــــة
هرمية
وصــــف العلاقـــــة
التقويم الأرشيفي هو وظيفة أساسية بالأرشيف تهدف إلى تحديد الوثائق والسجلات التي تستحق الحفظ الدائم بناءً على قيمتها التاريخية أو البحثية الدائمة. ويشمل التقويم فرز الوثائق لتحديد قيمتها، وبعد انتهاء عملية التقويم للوثائق التي انتهت مدة حفظها بالجهة تبدأ عملية الترحيل المادي للوثائق، حيث يتولى مندوب دار الوثائق الإشراف على عملية نقل الوثائق من الجهة المحول منها الوثائق حتى تصل إلى الدار، وتدخل غرفة الاستقبال لتبدأ عملية الإضافة.
تواريــــــخ العلاقـــــة
بدأت تلك العلاقة بشكل صريح منذ صدور القانون الخاص بإنشاء دار الوثائق القومية رقم 356 لسنة 1954.

  العلاقـــــة رقم 3
الاسم الرسمي للوظيفة و/ أو المعرف القياسي للوظيفة ذات الصلة
الفرز.
الــــنوع  
وظيفة فرعية
تصنيــــف العلاقـــــة
هرمية
وصــــف العلاقـــــة
الفرز هو جزء من عملية التقويم الأرشيفي، ولتنفيذ عملية الفرز لابد من وجود تعاون كامل بين المسئولين في الجهة المالكة للوثائق والمسئولين بدار الوثائق القومية؛ وذلك لأن الإداري يمكنه الحكم على الفائدة الإدارية للوثائق، أما الأرشيفي فيمكنه الحكم على القيمة التاريخية والبحثية للوثائق، ويتم خلال هذه العملية فرز الوثائق التي انتهت مدد حفظها لتقرير مصيرها إما بالاستبعاد أو بالحفظ حفظا نهائيا. ويأتي دور دار الوثائق القومية من خلال اللجنة العلمية للدار التي تطلع على قائمة الوثائق المستغنى عنها (قائمة الاستهلاك) التي أعدتها الجهة المالكة للوثائق، ويتم تحديد الوثائق بناءً على العناوين الواردة في تلك القائمة.
تواريــــــخ العلاقـــــة
بدأت تلك العلاقة بشكل صريح منذ صدور القانون الخاص بإنشاء دار الوثائق القومية رقم 356 لسنة 1954.


حــــــــقل الضبـــــــــــــط
المعرف القياسي للوصف
000004
المعرف القياسي للجهة التي أعدت الوصف
أماني محمد عبد العزيز.
القواعد و/ أو الاتفاقيات المستخدمة
- المعيار الدولي لوصف الوظائف (ISDF). ط1. المجلس الدولي للأرشيف، 2008.
- المنظمة الدولية للتوحيد القياسي ISO 8601- البيانات والصيغ الخاصة بعمليات التبادل- تبادل المعلومات- تمثيل التواريخ والفترات الزمنية. جنيف، 2004.
حالة الوصف
أولي
مستوى الوصف
متوسط
تواريخ إنشاء التسجيلة أو تعديلها أو حذفها
تاريخ الإنشاء: 06- 05- 2013 (أيزو 8601).
اللغة (اللغات) والخط
اللغة العربية
المصادر
- د/ عبد الواحد النبوي، مدير عام لدار الوثائق القومية، ورئيس الإدارة المركزية لدار الوثائق بالهيئة العامة لدار الكتب والوثائق القومية.

- أ.د/ محمود عباس حمودة. أستاذ الوثائق بكلية الآداب، جامعة القاهرة، وعضو اللجنة العلمية بدار الوثائق القومية.

- أ/ عبد العزيز الأمين، مدير الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق.

- بعض العاملين بالدار.

- الإدارة العامة للشئون القانونية (2012). قرار وزير المالية رقم 270 لسنة 2009، بإصدار لائحة محفوظات الحكومة: قرارات وزيري الداخلية والعدل بتعديل لائحتي محفوظات الداخلية والعدل. القاهرة: وزارة الصناعة والتجارة الخارجية.

- الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة. التوصيف الوظيفي لمدير إدارة الجمع بدار الوثائق القومية. القاهرة: الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة.

- الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة. التوصيف الوظيفي لمدير إدارة التسجيل بدار الوثائق القومية. القاهرة: الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة.

- الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة. التوصيف الوظيفي لمدير إدارة الفرز بدار الوثائق القومية. القاهرة: الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة.

- الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة. التوصيف الوظيفي لمدير الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق بدار الوثائق القومية. القاهرة: الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة.

- الخولي، جمال (2012). إدارة الوثائق والمعلومات في الهيئات والمؤسسات. الإسكندرية: دار الثقافة العلمية.

- السيد، محمد إبراهيم (1987). مقدمة في تاريخ الأرشيف ووحداته. القاهرة: دار الثقافة للنشر والتوزيع.

- عمر، يحيى عبد العزيز (1999). تطور التشريع المصري في مجال الأرشيف(1805 - 1998). القاهرة: دار الكتب والوثائق القومية.

- محمد، دينا محمود عبد اللطيف (2012). إدارة الجودة الشاملة في المؤسسات الأرشيفية: دراسة تحليلية تطبيقية. (أطروحة ماجستير غير منشورة). جامعة الأزهر، فرع البنات، كلية الدراسات الإنسانية.

- ميلاد، سلوى علي (1986). الأرشيف ماهيته وإدارته. القاهرة: دار الثقافة للنشر والتوزيع.

- ميلاد، سلوى علي (2007). قاموس مصطلحات الوثائق والأرشيف والمعلومات (إنجليزي- فرنسي- عربي). ط2. القاهرة: الدار المصرية اللبنانية.

- ميلاد، سلوى علي (أبريل 1988). مشكلات الاطلاع على الوثائق في مصر. مجلة المكتبات والمعلومات العربية. (2)، 114- 131.

- الموقع الإلكتروني لدار الوثائق القومية، تاريخ الاطلاع في 06- 05- 2013 ، متاح على الرابط الآتي: www.nationalarchives.gov.eg
الملاحظات
الوصف أعده: أماني محمد عبد العزيز.


حــــــــقل الـــــربط بــين الوظائــــف والهيئــــات الاعتباريـــة
والمــــواد الأرشيفيـــــة وغيرها من المصـــــادر

  العلاقـــــة رقم 1
الاسم الرسمي و/ أو المعرف القياسي للمصادر ذات الصلة
دار الوثائق القومية.
(EG-C-2-000033)
طبيعـــــة العلاقـــــة
دار الوثائق القومية هي الهيئة الاعتبارية المسئولة عن كافة الوظائف المرتبطة بتنظيم الوثائق وحفظها وإتاحتها بجمهورية مصر العربية.
تواريــــــخ العلاقـــــة
بدأت تلك العلاقة بشكل صريح منذ صدور القانون الخاص بإنشاء دار الوثائق القومية رقم 356 لسنة 1954.

  العلاقـــــة رقم 2
الاسم الرسمي و/ أو المعرف القياسي للمصادر ذات الصلة
الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق
طبيعـــــة العلاقـــــة
الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق هي الهيئة الاعتبارية التي تمارس تنمية المقتنيات الأرشيفية بدار الوثائق القومية، وتتولى هذه الإدارة تنفيذ سياسة الدار من حيث جمع الوثائق وحفظها وتسجيلها، والإشراف على مخازن دار الوثائق، وكذلك الإشراف على حضور مندوبي الدار للمشاركة في اللجان الدائمة للمحفوظات لمختلف الوحدات الإدارية بأنحاء الجمهورية. ووفقا للهيكل الإداري الصادر عن الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة، تتكون هذه الإدارة من الإدارات الآتية:
- إدارة الجمع: هي المسئولة عن وظيفة التقويم الأرشيفي.
- إدارة الفرز.
- إدارة التسجيل: هي المسئولة عن وظيفة الإضافة.
- إدارة خدمات الباحثين.
ولكن عند مناقشة مدير الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق تبين أن الهيكل الإداري الفعلي للإدارة يقتصر على وجود إدارتي الجمع والتسجيل، حيث تم دمج إدارة الفرز مع إدارة الجمع، كما أن وظائف تلك الإدارات متداخلة فلا يوجد فصل بين وظائف الإدارتين، في حين أن إدارة خدمات الباحثين يشرف عليها رئيس الدار.
تواريــــــخ العلاقـــــة
بدأت تلك العلاقة بشكل صريح منذ انتقال الدار من القلعة عام 1990 إلى موقعها الحالي بكورنيش النيل.

  العلاقـــــة رقم 3
الاسم الرسمي و/ أو المعرف القياسي للمصادر ذات الصلة
لائحة محفوظات الحكومة.
طبيعـــــة العلاقـــــة
هي اللائحة التي يتم بناءً عليها تحديد مدد الحفظ للمحفوظات بالجهات الحكومية المختلفة، إذ لا يتم إعداد قوائم الاستهلاك إلا بالرجوع للائحة المحفوظات. وتهدف هذه اللائحة إلى ضمان بقاء أنواع المحفوظات المختلفة وما قد يستجد عليها وترتيبها وصيانتها وتنظيم تداولها والعمل فيها طيلة المدد المقررة لحفظها، كما تتيح اللائحة لكل جهة إعداد لائحة محفوظات خاصة تتناسب مع طبيعة محفوظات الجهة، وفي الوقت نفسه تتوافق مع لائحة محفوظات الحكومة. وبناءً على ما سبق يجب على مندوب دار الوثائق أن يكون ملما بلوائح الحفظ التي تحدد مدد استبقاء الوثائق.
وقد صدرت أول لائحة محفوظات في مصر سنة 1846 في عهد محمد علي، ثم ظلت هذه اللائحة تتطور، ومنها لائحة محفوظات الحكومة الخاصة بالحسابات والمستخدمين والمعاشات وبنظام غرف الحفظ، التي وافق عليها مجلس الوزراء بجلسة 28/ 10/ 1953، ثم صدرت في آخر أشكالها تحت اسم " لائحة محفوظات الحكومة رقم 270 الصادرة عن وزير المالية لسنة 2009".

  العلاقـــــة رقم 4
الاسم الرسمي و/ أو المعرف القياسي للمصادر ذات الصلة
محاضر اجتماعات اللجنة الدائمة للمحفوظات.
طبيعـــــة العلاقـــــة
نص قانون إنشاء دار الوثائق التاريخية القومية رقم 356 لسنة 1954، في مادته العاشرة على تشكيل اللجنة الدائمة للمحفوظات بكل وزارة لتكون حلقة الاتصال بين الوزارة والدار. ومن ثم نجد أن تلك المحاضر تنتج أثناء الاجتماعات التي تتم بين مندوب دار الوثائق واللجنة الدائمة للمحفوظات بالجهة التي يتم فرز وثائقها لترحيل الوثائق ذات القيمة الدائمة للدار. ومن الجدير بالذكر أن نسخ تلك المحاضر تحتفظ بها الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق.

  العلاقـــــة رقم 5
الاسم الرسمي و/ أو المعرف القياسي للمصادر ذات الصلة
محاضر الاستلام.
طبيعـــــة العلاقـــــة
تصدر محاضر الاستلام بعد صدور قرار اللجنة العلمية لدار الوثائق الذي يتضمن الوثائق المراد ضمها للدار والوثائق المقرر استبعادها، وفي حالة موافقة الجهة المحولة منها الوثائق على ذلك القرار يتم عمل محضر استلام بين الجهة والدار وإعداد قوائم الاستلام، ثم تقوم الدار بنقل الوثائق للدار على نفقتها الخاصة. وتختلف إجراءات التسليم من جهة لأخرى، كما أنه لا يوجد نموذج محدد لقوائم الاستلام ومحاضر التسليم. مع العلم أن نسخ تلك المحاضر تحتفظ بها الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق.


الصــــــور