المجــــلس الدولـــــى للأرشيـــــــــف
International Council on Archives

EG-C-3-000034

دفتر خانة وزارة الأوقاف.

- أرشيف وزارة الأوقاف.
- قسم المحفوظات.
- غرفة الحفظ بديوان عام الوزارة.
- أرشيف ديوان عموم الأوقاف.
- الأرشيف التاريخي لوزارة الأوقاف.

حكومية

- 4 شارع صبري أبو علم باب اللوق، مصر.
- المراسلات البريدية: ص.ب 11525.
- الموقع الإلكتروني لوزارة الأوقاف المصرية: www.awkafonline.com/portal
- القاهرة

- التليفون: 0020223928305/ 0020223931216.
- الفاكس: 0020223931216/ 0020223928602.
- البريد الإلكتروني: shakwa@m-awkaf.org

- أ/ زينب أحمد صالح. وكيل وزارة الشئون المالية والإدارية.
- أ/ سهير إمام. مدير عام الشئون الإدارية.
- أ/ حسن عبد الجليل. القائم بأعمال مدير إدارة المحفوظات.
- أ/ إيمان محمود فياض. مسئولة عن حفظ وإتاحة الحجج للباحثين.

تعد الدفتر خانة جزءًا من وزارة الأوقاف التي تطورت على النحو الآتي: عندما جاء محمد علي إلى مصر جمع أوقاف المساجد وجهات البر وجعلها تحت سلطانه، وأصدر أمرًا في عام 1835م بإنشاء "ديوان عمومي للأوقاف"، وتحددت اختصاصات ذلك الديوان بموجب لائحة رسمية صدرت بتاريخ 16 مارس 1837م، وذلك تحت عنوان "لائحة ترتيب عملية الأوقاف بالثغور والبنادر"، ثم أمر محمد علي بإلغاء هذا الديوان بعد ذلك. وفي 12 مايو 1851م أعاده الخديوي عباس الأول، وجعل اختصاصه محاسبة نظار الأوقاف الخيرية، على أن تقوم الحكومة بجميع نفقات الديوان من أداء مرتبات الموظفين وغيرها، ثم أحيلت عليه في سنة 1858م أوقاف أخرى لإدارتها والقيام عليها ورعايتها، وقام فيها بعمل النظار، ولم يعد عمله مقصورا على محاسبة النظار؛ ولذا أنشئت له خزينة خاصة، وصدر أمر سنة 1859م بأن يؤدي مرتبات موظفيه مما تحت يده من موارد الأوقاف على أن تسددها إليه الحكومة بعد ذلك، لكن في عام 1863م أصدر الخديوي إسماعيل أمرًا بأن تقوم الحكومة بأداء نصف المرتبات، ويؤدى النصف الثاني من إيرادات الأوقاف. وقد أصدر الخديوي قرارًا في 23 أكتوبر بتعيين علي مبارك - صاحب كتاب الخطط التوفيقية – على إدارة نظارة عموم الأوقاف. وفي عام 1895م وضعت لديوان الأوقاف لائحة إجراءات توضح سلطاته ومهامه. وفي 20 يونيه عام 1915م صدر أمر كريم من سلطان مصر بتحويل ديوان الأوقاف إلى وزارة الأوقاف. وفي عام 1953م صدر القانون رقم 247 الذي قضى بنقل الإشراف على المساجد الموقوف عليها وقفًا خيريًًَّا إلى وزارة الأوقاف، ثم صدر القانون رقم 157 لسنة 1960م الذي قضى بضم جميع المساجد الأهلية للوزارة.

يوجد مقر الدفتر خانة في مبنى الديوان العام لوزارة الأوقاف بمنطقة باب اللوق بمحافظة القاهرة. ورغم أهمية المجموعات المحفوظة به باعتبارها شاهدًا على التاريخ المصري فإننا حرمنا من هذا التراث فلا نستفيد منه بالشكل الذي يناسب قيمته التاريخية؛ فأغلب المجموعات لا تتاح للباحثين، وحتى المجموعة المتاحة تواجهها كثير من المعوقات الإدارية. وعلى الرغم من أن أغلب الوثائق المحفوظة بالدفتر خانة تم، تحويلها للشكل الميكروفيلمي بواسطة وحدة "الميكروفيلم" بمؤسسة الأهرام، فإن ذلك أيضا غير متاح نهائيا للباحثين؛ وذلك يرجع إلى أن مسئولي الوزارة يعتبرون الوثائق المحفوظة لديهم مهمتها الأساسية هي تسيير العمل داخل الوزارة، وليست وسيلة لإمداد الباحثين بمعلومات علمية؛ لأن ذلك يعوق عملهم على حد قولهم. كما أنهم لا يعتبرون الدفتر خانة مكانًا بحثيًا يخدم البحث العلمي والثقافة والتاريخ المصري، بل يعتبرونه مكانًا لحفظ وثائق الوزارة فقط.

- قانون 356 لسنة 1954 لإنشاء دار الوثائق واللائحة الداخلية.
- قانون 272 لسنة 1959 الخاص بتنظيم وزارة الأوقاف ولائحة إجراءاتها.
- لائحة المحفوظات العامة لوزارة الأوقاف رقم 106 لسنة 1990.

يتمثل الهيكل الإداري لدفتر خانة وزارة الأوقاف فيما يأتي:
- إدارة الشئون المالية والإدارية.
- الإدارة العامة للشئون الإدارية.
- إدارة المحفوظات، وتتكون هذه الإدارة من عدة أقسام منها:
- الدفتر خانة: تضم كافة الوثائق الخاصة بإجراءات العمل داخل الوزارة.
- أرشيف المساجد: أرشيف المساجد يحفظ فقط الوثائق المتعلقة بالقرارات الوزارية التي تضم المساجد الموجودة بجمهورية مصر العربية إلى وزارة الأوقاف، بالإضافة إلى الوثائق الخاصة بإجازات العاملين في المساجد.
- أرشيف الهندسة: يحفظ فقط الوثائق المتعلقة بمباني المساجد بجمهورية مصر العربية وحالتها والخرائط والرسومات الهندسية.

يتم جمع الوثائق بدفتر خانة وزارة الأوقاف طبقا للمدد الزمنية المحددة في لائحة المحفوظات العامة لوزارة الأوقاف. وسنة الحفظ في الدفتر خانة تبدأ من أول يناير، وتنتهي في أخر ديسمبر. وتتضمن الدفتر خانة وثائق مستديمة مثل الحجج ودفاتر قيد الوقفيات...إلخ، ووثائق مؤقتة وهي التي يحتاج العمل إلى استخدامها خلال فترة معينة مثل الصادر والوارد وكعوب الشيكات...إلخ، ووثائق مستغنى عنها بعد أداء عملها دون الحاجة لحفظها.
وفيما يتعلق بترتيب الوثائق، نجد أن الوثائق المستغنى عنها ترتب بحسب تسلسل ورودها في مكان مستقل. أما الوثائق المؤقتة والمستدامة، فتوضع في محافظ كرتون يلصق عليها بطاقة الحفظ التي توضح اسم الإدارة التي أصدرت الوثائق والوظيفة التي تؤديها الوثائق وأرقامها وتاريخها، ونوع الحفظ ببيان كونه دائما أو مؤقتا. ويتم وضع هذه الملفات على الأرفف مسلسلة بسنوات الحفظ.
وتجب الإشارة إلى أن الدفتر الخانة قبل أن تعدم الوثائق المستغنى عنها ترسل إخطارًا لدار الوثائق لترسل لجنة لفحص الوثائق وتحديد ما إذا كان سيتم تحويلها لدار الوثائق أم سيتم إعدامها.

يوجد مقر الدفتر الخانة في مبنى الديوان العام لوزارة الأوقاف بباب اللوق، وهو مبنى أثري يتكون من ثلاثة أدوار بالإضافة إلى دور أرضي، ويقع في هذا الدور إدارة المحفوظات وأقسامها بما فيها الدفتر خانة الذي يشغل غرفتين ومخزنًا في غاية السوء، الغرفة الأولى للموظفين والغرفة الأخرى لحفظ بعض الوثائق والاطلاع في آن واحد، مع العلم بأن الغرفة مساحتها صغيرة. أما مخزن الوثائق، فيتكون من ممر طويل به غرف حفظ الوثائق، وتتكون غرف الحفظ من استاندات مفتوحة الأرفف توضع عليها ملفات الوثائق. وهنا تجب الإشارة إلى أن المبني بصفة عامة في حالة غاية في السوء سواء من حيث الحالة المعمارية أو نظافة المكان وتنظيمه؛ لذلك يجب الإسراع بإنقاذ هذا المبني من دائرة الإهمال التي تحيط به.

تحتفظ دفتر خانة وزارة الأوقاف بكمٍ هائلٍ من الوثائق، منها ما هو متاح للباحثين بغرض البحث العلمي، ومنها ما هو متاح فقط لموظفي الوزارة بغرض تسيير أمور العمل، وفيما يأتي عرض لبعض المجموعات المحفوظة حفظًا دائمًا:
أولا- المجموعة التي تتاح للباحثين: تتمثل في الحجج التي تدور معظمها حول موضوع الوقف وما يترتب عليه من استبدال وإسقاط وتغيير وإدخال وإخراج، فضلاً عن البيع والإيجار والحكر والرهن. . . الخ، والتي ترجع تواريخها للعصرين المملوكي والعثماني.
ثانيا- المجموعات التي تتاح لموظفي الوزارة فقط: وهي متنوعة، فمنها:
- سجلات حصر جميع الأطيان الزراعية التابعة للوزارة.
- سجل الأعيان والأراضي الفضاء.
- دفاتر ملخصات الحجج.
- دفاتر حساب مستأجري الأطيان الأهلي والخيري.
- ملفات خدمة الموظفين.
- ميزانية خيرات الأوقاف الأهلية.
- سجلات الخيرات المشروطة في الأوقاف الأهلية والخيرية.
- ملفات استلام الأعيان الموقوفة التي تؤول إلى الوزارة.
- دفاتر قرارات النظر.

وسائل الإيجاد بدفتر خانة وزارة الأوقاف:
1- فهرس مرتب هجائيا بأسماء المتصرفين وأحيانا العين المتصرف فيها، ويذكر رقم الحجة حتى يمكن استرجاعها.
2- فهرس عنوانه ( سجل قيد الوقفيات بديوان عموم الأوقاف)، ويتكون من مجلدين:
الأول: يتضمن بيانات 2172 حجة.
الثاني: يتضمن بيانات 1136 حجة. والبيانات الواردة في هذا الفهرس تتمثل في: (تاريخ الحجة- المحكمة الصادرة منها- ملخص للحجة -ملحوظات)، ولم يراع في ترتيب هذا الفهرس أي أساس علمي من حيث الترتيب الهجائي أو الزمني أو الموضوعي، بل يبدو أن الحجج كانت تسجل تباعا حين ورودها للدفتر خانة وتأخذ رقما مسلسلا.
- محمد محمد أمين. فهرست وثائق القاهرة حتى نهاية عصر سلاطين المماليك (239 - 922هـ/ 853 – 1516م): مع نشر وتحقيق تسعة نماذج. القاهرة: المعهد العلمي الفرنسي للآثار الشرقية.

مواعيد العمل بالدفتر خانة: من الأحد إلى الخميس من الساعة التاسعة صباحا إلى الساعة الواحدة ظهرا.
وعادة الموظفة المسئولة عن الدفتر خانة لا تأتي يوم الأحد.
أما مواعيد الإجازات: فهو مغلق أمام الجمهور في الأعياد والمناسبات الوطنية.

للاطلاع على الحجج لابد من الحصول على تصريح من إدارة الأمن بالوزارة، ولا يسمح إلا بالاطلاع على ثلاث حجج في اليوم فقط. وهنا تجب الإشارة إلى أنه لا يسمح بالاطلاع على كافة الوثائق المحفوظة بالدفتر خانة لأنها تخص العمل بالوزارة، ولا يجوز اطلاع الأفراد عليها، مثل ملفات خدمة العاملين والملفات المالية...إلخ.

يقع المبنى في شارع صبري أبو علم، ويمكن الوصول إليه من خلال المترو: محطة "محمد نجيب".

قاعة البحث بالدفتر خانة هي أيضا قاعة لحفظ الوثائق، حيث تتضمن عشرين استاندًا لحفظ الوثائق وخمس مناضد، وستة كراسي، ومكتبين، ومروحتين متهالكتين. وهي في حالة سيئة جدا فالبياض متآكل والكراسي والمناضد متهالكة، أما الوثائق فحالتها سيئة جدا، فهي محفوظة على أرفف مفتوحة ومليئة بالأتربة، والبياض متساقط من الحوائط، بالإضافة إلى أن المكان غير نظيف نهائيا حيث يمتلئ بالأتربة والأوراق.

لا يسمح بتصوير الحجج نهائيًا.

لا يتوافر في المبنى جراج، مع صعوبة صف السيارات بجوار المبنى.

000034

أماني محمد عبد العزيز.

- المعيار الدولي لوصف الجهات المعنية بحفظ المقتنيات الأرشيفية (ISDIAH). النسخة الأولى. المجلس الدولي للأرشيف، 2008.
- المنظمة الدولية للتوحيد القياسي ISO 8601- البيانات والصيغ الخاصة بعمليات التبادل- تبادل المعلومات- تمثيل التواريخ والفترات الزمنية. جنيف، 2004.

أولي

متوسط

تاريخ الإنشاء: 23- 06- 2011 (أيزو 8601).

اللغة العربية

- أ/ إيمان محمود فياض. مسئولة عن حفظ وإتاحة الحجج للباحثين.
- شو، ستاتفورد ج (مايو 1956). الوثائق في العهد العثماني (1517م: 1914م). مجلة معهد المخطوطات العربية. 2 (1).

- السيد، محمد إبراهيم (1987). مقدمة في تاريخ الأرشيف ووحداته. القاهرة: دار الثقافة للنشر والتوزيع.

- أمين، محمد محمد. فهرست وثائق القاهرة حتى نهاية عصر سلاطين المماليك (239 - 922هـ/ 853 – 1516م): مع نشر وتحقيق تسعة نماذج. القاهرة: المعهد العلمي الفرنسي للآثار الشرقية.
- ميلاد، سلوى علي (2001). الوثائق العربية في مصر في العصر العثماني أهميتها وقواعد تحقيقها. العربية 3000. (4).
- لجنة الأوقاف. تقرير لجنة الأوقاف في مجلس النواب( 1927).
- الموقع الإلكتروني لوزارة الأوقاف المصرية تاريخ الاطلاع 23- 06- 2011، متاح على الرابط الآتي: www.awkafonline.com/portal

الوصف أعده: أماني محمد عبد العزيز.